Teknisen manageerauksen vuosikello luo varmuutta toimintaan

Sata puhelua päivässä ja lukematon määrä sähköpostia. Tämän kuulee usein teknisen managerin suusta. Yleisesti teknisen managerin työ on kiireistä ja kiinteistöissä tapahtuu monia asioita vuorokauden aikana. Moni yhteydenotto tapahtuu vielä puhelimessa ja seuraavan päivän tekemistä ei tarkalleen tiedetä. Kiinteistön omistajille sekä vuokralaisille tulee raportoida säännöllisesti ja palveluntuottajilta pitää saada vastauksia töiden tilanteesta.

Teknisen managerille on tärkeää oman ajankäytön hallitseminen, mutta välillä tapahtumia on vain yksinkertaisesti liikaa. Teknisellä managerilla kiireellisyys vaihtelee ja varsinkin luonnon myrskyjen jäljiltä tai isoimpien vuokralaisten vaihtuessa kokeillaan teknisen managerin toimintakykyä. Samoin toiminnan kehittäminen ja muut ajankohtaiset asiat tulee aina yllättäen samanaikaisesti. Yleisesti voidaan sanoa, että työajasta menee 80% kiireellisiin töihin ja 20% suunniteltuihin töihin.

Asiat helpottuvat, kun asioita lähdetään etukäteen suunnittelemaan ja kalenteroimaan. Oman työn johtamisessa on tärkeää, kun asiakkaan kanssa on priorisoitu tekeminen kuluvalle ja tuleville vuosille. Yksi tapa on viedä säännölliset työt vuosikalenteriin (kuva), jossa näkyvät säännölliset ja vuosittaiset työtehtävät. Tämä on hyvä muistilista itselle sekä siihen että osaa varautua tuleviin työtehtäviin. Teknisen managerin tärkeimpiä tehtäviä on olla asioiden edellä ja varmistaa, että kiinteistö toimii asianmukaisesti, niin kesähelteillä kuin talven lumimyrskyn jäljiltä.

Kun työt ovat etukäteen suunniteltu, niin yleensä kiireellisiä töitä tulee vähemmän. Kokemuksen mukaan hyvin suunnitellut työt muuttaa yleisen kiireellisyyden siten, että suunnitellut työt vievät 80% työajasta ja kiireelliset töitä tulee enää vain 20%. Tällä suhteella tapahtuva toiminta parantaa omistajien ja vuokralaisten asiakastyytyväisyyttä sekä kiinteistöjen kustannustehokkuutta. Yksi suurimmista muutoksista tapahtuu kuitenkin työviihtyvyyteen. Moni meistä haluaa työskennellä niin, että tietää pääsääntöisesti tulevien päivien, viikkojen ja kuukausien tehtävät.

Tekninen manageeraus vuosikello